La técnica Pomodoro

Tom Rath, autor bestseller de la lista del New York Times nos dice: «No te preocupes en perder la atención en una tarea si haces descansos cada 20 minutos. Al contrario de lo que hubiera pensado, hacer descansos regulares de tareas mentales mejora la creatividad y la productividad. Saltarte las pausas, sin embargo, aumenta el estrés y la fatiga».

Es una técnica muy simple, tal y como te he explicado anteriormente, aun así, déjame que te la exponga en detalle. Es una excelente herramienta de productividad y tiene tanto efecto que básicamente es indiscutible.

La Técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo, y fue desarrollada en los años 80 por Francesco Cirillo, que estaba buscando una manera de aumentar su productividad en los estudios.

En la práctica, consiste en trabajar por bloques de tiempo. Su nombre deriva de la palabra italiana pomodoro («tomate»), como una referencia al temporizador culinario popular con la forma de esta fruta. El método se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden aumentar el estado de alerta mental.

Cada pomodoro es de 25 minutos, durante los cuales tienes que trabajar en una sola tarea sin interrupciones. Al final de cada pomodoro debes hacer un descanso de 5 minutos. Cada 4 pomodori (plural de pomodoro), se debe hacer una pausa más larga de 30 minutos.

Los objetivos técnicos son:

• Aumentar la concentración
• Mejorar la productividad
• Minimizar las interrupciones
• Ser consciente del tiempo que pasas en cada tarea
• Aliviar la ansiedad

¿Cómo aplicar la Técnica Pomodoro?

Crear una lista de tareas. Al empezar tu día de trabajo o estudio, crea una lista con los objetivos que deseas cumplir; debe estar dividida en dos secciones: «tareas programadas» y «tareas no programadas». Cómo hagas esta lista no es muy relevante. Puedes utilizar un bloc de notas, una aplicación de móvil o un archivo de Excel, tú mismo.

Llevar a cabo las tareas. Elige una, cronometra 25 minutos (1 pomodoro) y empieza a trabajar en ella. Cuando el pomodoro llegue a su fin, pon «Ok» junto a la tarea y haz un descanso de 5 minutos. Pon el «Ok» y haz la pausa aunque no hayas completado la tarea. Continúa trabajando en ella en el próximo pomodoro. Cuando termines la tarea sólo tienes que tacharla de la lista. Cada 4 pomodori debes hacer un descanso de 30 minutos en lugar del de 5.

Gestionar las interrupciones. Es una de las reglas más importantes. Hay 2 tipos de interrupciones que tienes que gestionar durante el pomodoro: las internas y las externas.

Las interrupciones internas son aquellas que salen de ti, por ejemplo: recuerdas que tienes que llamar a alguien, te entran ganas de pedir una pizza o recuerdas que debes tomar un medicamento. Todas las interrupciones internas deben dejarse para más adelante, a menos que sean de suma urgencia. Siempre que ocurra una interrupción interna, debes apuntarla en la sección «no programadas» y marcar una X junto a la tarea actual. Las X se utilizan para medir la frecuencia con que te distraes durante la tarea.

Las interrupciones externas son aquellas que vienen de tu entorno, por ejemplo: un compañero te pide información, el teléfono suena, llega un nuevo correo electrónico. También deben dejarse para más adelante, a menos que, por supuesto, sean de suma urgencia. Siempre que ocurra una interrupción externa, debes tener en cuenta la tarea relacionada en la sección «tareas programadas» y hacer un guion junto a la tarea actual. Los guiones se utilizan para medir cuántas veces te han interrumpido durante la tarea.

Según Francesco Cirillo, la mayoría de las interrupciones se pueden dejar para más adelante, porque casi nada es tan urgente que no pueda esperar 1 pomodoro. Por ejemplo, si recibes una llamada cuando llevas 17 minutos de 1 pomodoro, puedes terminarlo y entonces devolver la llamada, 8 minutos no serán de gran importancia. Por otro lado, dejar la tarea a medias puede hacer que te distraigas con otras cosas. Además, el tiempo que necesitarás para reanudar la tarea termina por perderse.

Todas las tareas no programadas deben llevarse a cabo siguiendo el mismo sistema que las programadas.

Otras cosas a tener en cuenta:

• Sólo debe realizarse una tarea en cada pomodoro.
• 1 pomodoro no debe ser inferior a 25 minutos. Si terminas antes, se tiene que revisar la tarea hasta el final del pomodoro.
• El pomodoro no puede exceder los 25 minutos. Incluso si ves que te faltan sólo unos pocos minutos para terminar la tarea, debes realizar el descanso y terminar la tarea en el próximo pomodoro.
• 1 pomodoro interrumpido debe ser cancelado, independientemente del momento en que fue detenido.

Aprender de los resultados. Al cabo de unos días serás capaz de extraer información para mejorar tu rendimiento. Con los resultados, deberías:

• Aprender cuánto tiempo tardas en realizar cada tipo de tarea
• Saber qué es lo que te distrae recurrentemente
• Descubrir cuáles son las principales interrupciones

La técnica valora mucho el momento de la pausa. No es sólo un vacío en medio de la producción, debe ser una pausa de calidad.